社群圖片來源授權紀錄表：發布前留存來源與使用範圍

用素材編號整理圖片提供者、授權證明、允許用途、期限、署名條件與回查方式，讓每次發布前都能核對紀錄。

發布前留存圖片紀錄，不能只靠一封寫著「可以用」的訊息。每張外部或委託圖片都應能回查由誰提供、誰核准、允許哪些用途、期限與署名條件，以及原始證明放在哪裡。以下做法是素材管理流程，不替代法律判斷。

圖片是誰提供的？

先把提供者和核准者分開記。表格欄位可放素材編號、提供者姓名或單位、聯絡方式、接收日期、原始檔名，以及提供者所稱的拍攝者或權利人；若身分不同就分欄。轉寄郵件的人只代表交付檔案，不一定是拍攝者，也不一定能確認使用範圍。

再標明來源類型，例如員工拍攝、委託攝影、客戶提供、合作夥伴交付或外部素材庫下載，並記下取得檔案的專案、活動或訂單。來源類型方便日後找對窗口，不能直接當成核准結果；素材是從哪裡收到，與誰能決定如何使用，是兩項不同資訊。

若是委託拍攝，將委託窗口、實際交件人、交付日期與相關合約或工作說明連在同一筆紀錄；若由多人拍攝，也要能辨認各張照片分別對應哪位拍攝者。不要只記「攝影公司提供」，因為日後可能需要釐清某張圖是否包含在交付範圍內。

客戶或合作夥伴交來的照片，先記交付人和原始檔名，再詢問照片由誰拍攝、誰可核准用途，以及是否另有參與者或其他提供者。若目前只知道交付窗口，就把未知欄位標成待確認並暫不排入發布，不要以對方熟悉品牌或活動為由代填權利人。

假設同事把活動照片轉寄到群組，紀錄可寫明轉寄者、原始提供單位、收到日期和待確認的拍攝者；補齊資料後，再將核准人的回覆連到素材編號。這樣有人問照片來源時，能沿著記錄找到下一位應聯絡的人，不必從聊天紀錄裡猜誰最初交件。

授權證明要存在哪裡？

為團隊選定一個可共同查找的紀錄位置，素材表每列使用固定編號，並連到原始檔與核准證明。位置可以依現有的團隊文件與檔案管理方式決定；重點是全組知道哪一份是主紀錄、由誰維護，也知道離開專案的人員更替後如何找到它。

建議以素材編號建立資料夾或檔名索引，例如「IMG-活動代碼-流水號」，將原始圖片、交付說明、核准往來與後續編輯版本分開保存。若多人各自下載再改名，紀錄就容易對不上；因此保留交件時的原始檔名，另以素材編號作為穩定索引，並讓編輯版標示它源自哪張原圖。

證明不一定只有正式文件，也可能是訊息、電子郵件、委託說明或交件清單。保存時要連結完整脈絡，包含日期、對話對象與附件；只截取一句「沒問題」可能看不到核准的是哪張照片、哪個帳號或哪段期間。若原訊息有附件，附件也應與紀錄互相連結。

設定適當的檢視與編輯權限，避免任何人都能無痕改寫核准內容。保留誰在何時更新了用途、期限或狀態的紀錄；若團隊工具不能顯示修改歷程，就在表格增加更新者、更新日期和變更摘要欄。這些欄位能幫忙釐清目前資訊來自哪次確認。

例如委託窗口寄來一封附圖郵件，可把郵件或團隊可存取的原件連結放在證明欄，並另存原始附件；不要只在表格貼「攝影師已同意」而沒有可回查資料。發布前點開連結確認團隊成員有權檢視，才算完成存放；若連結失效，就補上可查的副本或重新索取。

允許用途如何記錄？

把用途寫到能判斷某次發布是否符合，而不是只填「社群可用」。至少列出預計發布的平台或帳號、內容形式、有機貼文或付費宣傳、活動或主題、可否裁切與加字，以及可否延伸到其他版位。授權訊息沒提到的項目應標為未確認，不要因為同一張圖已用過就推定都適用。

也要分清原圖與衍生版本。裁切、調色、加入文字或與其他素材合成後，留存新版本連結、製作日期、修改者和對應原始素材編號；如果版面改變了照片呈現的情境，重新核對原先核准的用途是否涵蓋。這能避免設計檔與來源證明分散後，無法知道核准的是哪一個版本。

以下是假設的填寫方式，僅示範欄位如何明確化，不代表任何實際圖片或授權：

每次用途變動都新增確認紀錄，保留原核准內容與新版本，並寫明提出人、確認人和日期。不要直接把舊欄位覆蓋成新的範圍，否則日後只會看到目前說法，無法知道先前貼文是依據哪次核准安排。若確認人沒有回覆特定用途，就讓該用途維持待確認。

發布前拿實際內容逐項比對：帳號、渠道、付費狀態、活動、文字疊加和裁切方式是否落在紀錄範圍。若表格只寫「活動貼文」，但這次打算剪入廣告素材，就先問清楚再安排。這張清單能讓行銷與設計人員用一致條件核對，而不是各自解讀模糊的「可用」。

是否有到期或署名條件？

期限要照核准內容記錄，並分辨它是明確日期、限定活動、限定次數，還是尚未說明。欄位可以包含起始日、結束日、適用時區或活動名稱、確認人與證明連結；如果只知道「活動期間使用」，就補記活動名稱和負責確認實際期間的人，不要自行換算成永久使用。

若文件沒有寫期限，應記為「未載明，待確認」，不要填上團隊習慣的固定年限。對於期限短或會影響既有排程的素材，可設定發布前的提醒日期，並由負責人重新檢視證明；提醒是內部檢查時間，不是把原本的使用期間延長，也不能替代新的核准。

署名條件要逐字保留核准提供的名稱、帳號、連結或指定說明，並標明署名要放在貼文文字、圖片版面或其他指定位置。若名稱大小寫、顯示名稱或帳號不確定，先請提供者確認；不要自行縮寫到無法辨認，也不要把署名需求只寫在設計師看不到的備註欄。

有些素材的核准可能附帶不得遮住標誌、不得移除出處或只能配合特定活動等限制。把這些條件放在用途欄旁，發布檢查時就能一起看到；若同一張圖有多種使用條件，分別記錄對應用途，避免為一個版位處理正確，換到另一個版位卻漏掉署名或編輯要求。

假設某活動照片的回覆寫明只供活動期間貼文，且需標記提供者帳號，就把活動名稱、確認日期、條件原文和預定檢查日連在一起。活動結束後，先停用新的排程並回看是否有其他版位仍在使用；如需延長或改用途，應取得新的確認，再更新紀錄和發布安排。

哪些照片不能再次使用？

只要用途、期限或核准對象不再吻合，就不要把舊貼文視為下一次使用的通行證。素材可能只限單一活動、單一帳號、特定產品或某段期間；再次用在不同主題、廣告或其他社群位置前，重新比對紀錄。每次發布都應有能對應到該用途的核准資訊。

把到期、撤回、禁止特定用途或來源仍待確認的素材標成明確狀態，例如「停用」「待補件」或「限原活動」。狀態名稱可由團隊約定，但要讓設計、社群與排程人員都知道各自代表什麼；不要用只有管理者看得懂的簡寫，也不要刪掉過往紀錄，以免舊貼文失去來源脈絡。

若提供者要求停止使用，將日期、聯絡人、影響範圍和後續處理方式附在素材紀錄中，並查找尚未發布的排程、待交付的版面與衍生檔。先通知負責這些位置的人逐一核對；如果要求內容不清楚，就找提供者釐清適用範圍，不要只把原圖移出資料夾而漏掉已裁切的版本。

含有顧客、活動參與者或合作對象的照片，也要確認既有核准是否涵蓋新的情境。原本用於回顧活動的合照，未必適合被放到另一項促銷內容中；遇到人物角色、宣傳目的或畫面資訊改變時，先停下重用流程，向負責窗口核對可否延伸，並保留確認結果與日期。

例如素材表顯示照片只限某次展會貼文，即使同一品牌準備重發精選內容，也先將新貼文標成待核對，找到原證明並確認這次用途是否涵蓋。若資料找不到、條件互相矛盾，或無法確認哪個版本曾獲核准，就暫不排程，請素材負責人補齊紀錄後再決定。

如何快速回查素材？

讓每張圖都有不重複的素材編號，並在紀錄表提供來源、提供者、核准證明、用途、期限、署名條件、目前狀態與負責人等欄位。設計檔、貼文草稿和排程備註都引用同一編號；團隊就能從眼前的版面回到來源，也能從一筆授權紀錄找到它支援的內容。

設定容易搜尋的欄位和值，例如提供者名稱、活動代碼、平台、日期區間及狀態。素材名稱不完整時仍可用編號找到；若不同人使用了不同拼法，可在備註增加常用名稱或別名，但保留一個固定主名稱。搜尋結果也應顯示是否待確認，避免只看到圖片就誤以為可以直接使用。

發布前依序查素材編號、點開核准證明、核對用途和期限，再檢查署名與修改版本。將核對人、日期和結果留在該次貼文紀錄裡，這樣日後回看能分辨素材本身的核准資訊，以及這一篇內容發布前實際完成的確認。若任一連結失效或欄位不完整，就先補齊再交付排程。

交接給新同事時，提供素材清單、狀態說明和一筆從貼文回查到原檔的示範紀錄。由接手者挑一張近期要用的圖片，獨立依編號找出提供者、證明和限制；若還要詢問原負責人才能猜到資料在哪裡，就調整索引或權限設定，讓下一次查找能直接從主紀錄開始。

下一步，挑一張近期準備發布的外部圖片，建立素材編號並補上來源、證明與允許用途，再於排程前逐項核對期限和署名。若要了解 AutoPost 目前的社群內容與發布功能，請至 AutoPost 官網。